Le modalità di segnalazione all’Organismo di vigilanza

A) DA CHI DEVE ESSERE FATTA LA SEGNALAZIONE

Unifond Spa – l’Ente – tutela colui che, a presidio dell’integrità della società e di chi opera per la stessa, è intenzionato a segnalare, rivolgendosi all’Organismo di Vigilanza (OdV), presunte condotte illecite avvenute presso il medesimo Ente.

Precisamente, la segnalazione potrà essere inoltrata rispetto a condotte, rilevanti ai sensi del Dlgs n. 231/2001, in particolare dai seguenti soggetti: – Collaboratori-Dipendenti dell’Ente; – Liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso Unifond Spa, compresi volontari e i tirocinanti; – gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso Unifond. Oggetto della segnalazione potrà pure riguardare la ragionevole esistenza di elementi sintomatici circa (anche solo potenziali) situazioni illecite quali, ad esempio, conflitti d’interesse.

B) DOVE INVIARE LA SEGNALAZIONE E L’ISTRUTTORIA

È possibile effettuare la predetta segnalazione alternativamente:

1.IN FORMA SCRITTA

• con raccomandata presso il recapito professionale dell’OdV (Avv. Davide Cicu, Milano, Viale Bianca Maria n. 24, cap 20129 – presso “Studio Galgano”). In questo caso, si specifica che la segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse:
• una busta contenente i dati identificativi del segnalante, unitamente a una copia del documento di identità del segnalante;
• una seconda busta contenente l’oggetto della segnalazione.

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “Segnalazione Whistleblowing” senza indicare i propri dati sulla busta stessa.

2.IN FORMA ORALE

Il Segnalante potrà:

– chiamare il numero telefonico dell’Odv (che si rinviene nel sito web dell’Ordine degli Avvocati di Milano o del Consiglio Nazionale Forense) per dialogare direttamente con lo stesso OdV, in qualità di Gestore delle segnalazioni. In tal caso, previo consenso del segnalante, la telefonata potrà essere registrata;

– chiedere un appuntamento all’OdV. L’incontro sarà fissato nel termine di 15 giorni dalla richiesta. Anche in tal caso l’incontro verrà documentato tramite registrazione col previo consenso del segnalante o mediante verbalizzazione scritta a cura del Gestore.

Si segnalano comunque gli indirizzi di contatto (indirizzo e-mail: davidecicu87@gmail.com; dcicu@galgano.it; posta elettronica certificata presso il seguente indirizzo davidecicu87@pec.it).

Non è necessario che il Segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi. Tuttavia, la segnalazione dovrà essere fatta in buona fede, cioè non sono meritevoli di tutela quelle fondate su meri sospetti o voci ovvero quelle meramente illecite. Di conseguenza, la segnalazione deve essere circostanziata e corredata dal maggior numero di elementi utili alla ricostruzione dei fatti e alla loro verifica.

Alla segnalazione verrà dato seguito entro 15 giorni dalla sua notifica, mediante l’invio di un avviso di ricezione al recapito postale indicato. L’Organismo di Vigilanza procederà alla relativa attività istruttoria e potrebbe richiedere un incontro per l’approfondimento della segnalazione ovvero l’invio di documentazione o informazioni integrative. L’Organismo di Vigilanza fornirà riscontro al segnalante sull’accettazione della segnalazione quale segnalazione “whistleblowing” in accordo alla relativa normativa (D.Lgs. 23/2023 e s.m.i.) nel minor tempo tecnico possibile e comunque entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione.

 C) COSA DEVE CONTENERE LA SEGNALAZIONE ALL’ ORGANISMO DI VIGILANZA

In altri termini, la segnalazione dovrà quantomeno avere il seguente contenuto:

1. riportare le generalità del Segnalante salvo il caso in cui esso intende rimanere spontaneamente anonimo, anche tramite l’utilizzo di acronimi (quindi, al fine di favorire l’emersione di fenomeni illeciti, si conferma la possibilità di segnalare in forma anonima);
2. indicare una chiara e completa descrizione dei fatti, sulla base di ragionevoli sospetti;
3. dare le indicazioni di eventuali altre persone che potrebbero riferire sull’evento descritto;
4. indicare ogni altro elemento utile in grado di dare rilevanza alla segnalazione.

Anche in questo contesto, sia l’Ente che l’OdV si impegnano ad osservare il Reg. UE n. 679/2016 ed il Dlgs. 193/2006 in materia di protezione e corretta circolazione dei dati personali. Visto che l’OdV è l’organo deputato a raccogliere e a gestire in autonomia le segnalazioni, l’OdV stesso, al momento della raccolta dei dati, all’occorrenza e ove possibile, fornirà una chiara e completa informativa per il trattamento dei dati personali ex artt. 13ss, Reg. UE n. 679/2016, esplicativa anche del loro periodo di conservazione. Per ogni altro aspetto e modalità di comunicazione, ci si richiama integralmente al protocollo appositamente approvato e pubblicato da Unifond S.p.A. ad integrazione del MO.

Si considerano anche le segnalazioni anonime purché adeguatamente circostanziate e rese con particolari utili a far emergere fatti e situazioni in relazione a contesti determinati. In caso contrario la segnalazione verrà archiviata per mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione. Al fine di garantire le tutele previste dalla legge, le segnalazioni anonime ricevute sono comunque registrate e la relativa documentazione conservata

D) SEGNALAZIONI ALL’AUTORITÀ NAZIONALE ANTICORRUZIONE (ANAC) CON CANALE ESTERNO

Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 attribuisce all’ANAC il compito di istituire un canale di segnalazione, accessibile non solo ai soggetti appartenenti al settore pubblico ma anche al settore privato, che sia idoneo ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e di coloro che sono coinvolti nella segnalazione. Il segnalante può ricorrere alla segnalazione tramite il canale istituito dall’ANAC esclusivamente nei seguenti casi:

• la segnalazione interna non ha avuto seguito entro i termini previsti dal Decreto;
• sussistano fondati motivi per ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito, ad esempio, per il rischio che le prove di condotte illecite possano essere occultate o distrutte;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.